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isly 发表于 2008-8-22 09:13

如何驾驭电子邮件

[font=Times New Roman][/font]CYw6q:N.o*n1PF5x.T
[font=宋体]因为培训安排的原由，这周又去培训了《如何驾驭电子邮件》，基本上老师讲的有点混乱，我记的很分散，整理了半天才理出个头绪出来，发现整理出来的结构比老师讲课的结构要更好，好汗……[/font][font=Times New Roman]  [/font]
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C'l/gL*HXQ [font=宋体]第一，要明确一些基本的理念（主要是讲沟通和人际交往）：[/font]
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[font=宋体]邮件困扰与工作习惯有很大关系，管理电子邮件其实是在管理工作习惯[/font][font=Times New Roman] [/font]
5SP+\5tD'p [font=宋体]文如其人：邮件会在别人心目中影响你的个人形象[/font][font=Times New Roman] [/font]S3hE7FX4u4^(b
[font=宋体]从与人沟通的角度出发[/font][font=Times New Roman] [/font]
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|0m [font=宋体]礼仪的本质：是一组行为、是为了共同相处、对相关人的需要的尊重、适当的符合对方期望的行为[/font][font=Times New Roman] [/font]]n&Di!{._*K'SY
[font=宋体]己所不欲，勿施于人[/font][font=Times New Roman] [/font]]\@-N/a Q j\
[font=宋体]沟通的功能：传递信息、讨论问题、交流感情[/font][font=Times New Roman] [/font]f6`XG(j
[font=宋体]多一些面对面沟通[/font][font=Times New Roman] [/font]
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ak [font=宋体]邮件不是一个让对方达到自己想法的工具，而是一种人与人之间的沟通方式，不要忽视人[/font][font=Times New Roman] [/font]
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A [font=宋体]帮别人来帮助自已[/font]*lZ@N'Wu)I4B
[font=宋体]第二，分析各种沟通方式的优缺点：[/font]%t.\-s`!|#az
[font=Times New Roman] [/font]i)y zr"K3F
[font=Times New Roman]QQ[/font][font=宋体]是即时性，主要用来交流感情，但不太正式[/font][font=Times New Roman] [/font]
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\U$Sf2v;Vc [font=宋体]电话有效、最快、有感情交流，但不能群体沟通、只能点对点[/font][font=Times New Roman] [/font]fO4E8AW
[font=Times New Roman]RTX[/font][font=宋体]可群体沟通[/font][font=Times New Roman] [/font]
4H7z1jD!~ Lt PKe n'd [font=宋体]邮件，可以大范转传递信息，可保存。但不能做即时沟通，感性的沟通[/font]
G }.n_M3J!Cs [font=宋体]第三，邮件沟通时要遵守的原则：[/font]
4J)D+vi"h#cAc4g5~W [font=Times New Roman] [/font]
;}?V6G2G9Hi$O+l)D [font=宋体]站在对方角度[/font][font=Times New Roman] [/font]
PS;^YL!~*P8|.y [font=宋体]双向才是沟通[/font][font=Times New Roman] [/font]
Hs:Q?%u(M
}4L [font=宋体]分阶段（不要想一个邮件中包括所有内容，解决所有问题，最好是渐近式）[/font][font=Times New Roman] [/font]HM r;]_+aN
[font=宋体]邮件内容最好过程化，不是结论式，要多次沟通（表达自己想法最好先提出一个问题，待对方参与进来后，再渐进式提出自己的想法。）[/font][font=Times New Roman] [/font]
ioL["xwD [font=宋体]象[/font][font=Times New Roman]IM[/font][font=宋体]一样用邮件：分次沟通[/font][font=Times New Roman] [/font]#zNceP4V1e$s0C2N
[font=宋体]综合利用各种沟通方式，如：邮件预约面谈，最后发总结报告[/font][font=Times New Roman] [/font]
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J [font=宋体]收到邮件，第一次就要看完整。然后马上分为四大类：立刻做、以后做、授权、不做[/font]
_b[%b yYp [font=宋体]第四、邮件沟通的细节：[/font]!}6RJ;yT}
[font=Times New Roman] [/font]3s,If/M:t
[font=宋体]主题：[/font][font=Times New Roman] [/font]L%Z5I4Dp
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[font=宋体]简洁，突出重点（标题不要写太泛的“话题”而是写重点突出的“主题”）[/font][font=Times New Roman] [/font]
|N%FU{ E.wcTm [font=宋体]有引吸力[/font][font=Times New Roman] [/font]2D!wry)}*IMuv3c
[font=宋体]方便对方查找[/font][font=Times New Roman] [/font]
e%slV1up5s [font=宋体]主题最好带上需要收件人执行的动作[/font][font=Times New Roman],[/font][font=宋体]如[/font][font=Times New Roman]:[[/font][font=宋体]请审批[/font][font=Times New Roman]][/font][font=宋体]、[/font][font=Times New Roman][[/font][font=宋体]信息周知[/font][font=Times New Roman]][/font][font=宋体]。[/font]
x&`Z|.nl [font=Times New Roman]TO[/font][font=宋体]：[/font][font=Times New Roman] [/font]6Ps5g7j!?8P:jb5@,e
[font=宋体]保持越少的收件人越好，多个收件人，要注意收件人之间的关系，考虑到不同人的情感需要[/font][font=Times New Roman] [/font]
O I2k`:m5AS8Sl;V!A o [font=宋体]发完邮件还要配合其它沟通方式（面对面、电话、[/font][font=Times New Roman]RTX[/font][font=宋体]…）[/font][font=Times New Roman] [/font]
.F}jvk"iQ[ [font=宋体]分析邮件组，提炼出关键联系人。[/font]7vU%C
J;Ia
[font=Times New Roman]CC[/font][font=宋体]：同上，[/font][font=Times New Roman]BCC[/font][font=宋体]要谨慎[/font][font=Times New Roman] [/font]
NI{ c'g7CUv^ [font=Times New Roman]REPLY[/font][font=宋体]：[/font][font=Times New Roman] [/font](JX%Xmm9N*?7Y?
[font=宋体]不要回复“谢谢”之类客套话，用其它方式做这种沟通，最好是面对面。[/font][font=Times New Roman] [/font]
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[font=宋体]与邮件主题不一致时的内容，回复时最好修改回复主题或另起邮件。[/font]
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[X ~ F [font=宋体]正文：[/font][font=Times New Roman] [/font]
ptk+O3g8kg [font=宋体]重点要突出（放在第一段，加粗、字体大小颜色）[/font][font=Times New Roman] [/font]
Em4X eL`l [font=宋体]层次分明（不要想到哪写到哪，要理出一个结构出来）一个段落一个主题[/font][font=Times New Roman] [/font]Sxs4?SK.K,qn9T
[font=宋体]永远只做客观描述，不做主观感情表达，用具体事由说话[/font][font=Times New Roman] [/font](ao4~
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[font=宋体]一封邮件不要给太多的信息[/font]
(c.R k"~_)k|'yZE [font=宋体]两种邮件写法：[/font][font=Times New Roman] [/font]
(o}%s"e#h [font=宋体]提出问题、提出建议、怎么执行[/font][font=Times New Roman] [/font]
8d0T)a ZF|}4e_0Un1Z [font=宋体]提出建议、说明原因、怎么执行[/font]
3I0j2Z{D/q8YR [font=宋体]发送前，复查一遍[/font][font=Times New Roman] [/font]#N)Y)t6@*aFV
[font=宋体]本文链接：[/font][font=Times New Roman]http://www.zgdata.com [/font]+y'zUH;L+N4i
[font=Times New Roman] [/font]

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